１ 過半数代表者の意見聴取
過半数代表者の選出は、意見聴取をされる者として選出されることを全従業員に明らかにして、投票、挙手などの方法で選出される必要があります。一斉メールを活用し、信任の場合は手続不要、不信任の場合はメールで返信というような選出方法でもよいかと思います。
また、同意は法的要件となっていませんが、理解してもらえるよう十分に説明し、修正できるところは修正しておいた方がトラブル防止につながります。
２ 管轄の労働基準監督署に届出
常時10人以上の従業員を使用する事業所では、就業規則の届出が義務付けられています。
提出書類は、就業規則、意見書、就業規則（変更）届、36協定等です。
各書類は、届出用と会社（事業所）控え用の２部ずつ用意する必要があります。会社（事業所）控え用は、労働基準監督署で受付印をもらったのち保管します。
提出方法は、直接持参、郵送、電子申請などの方法があります。
３ 従業員へ周知
周知方法として以下の方法が考えられます。
・各事業場の入り口や更衣室など従業員の見やすい場所に複数掲示
・イントラネットでいつでも閲覧できるようにしておく
上記の周知方法については、改正などの際にメールし、閲覧できる場所等についてお知らせをし、できれば説明会を開いて周知を徹底することをお勧めします。上記の方法だけとったとしても、従業員から更衣室に置いてあることを知らなかったと言われれば、周知の効果がなかったと言われかねません。できれば、閲覧しているという証拠を写真に収め、データとして保存しておいた方がよいでしょう。実際、労働基準監督署による調査や助成金の調査の際に周知方法について尋ねられたり、証拠を示すように求められたりする可能性があります。